Damit aus Bestellungen gute Abläufe werden.
Wenn Shop, Warenwirtschaft und Lager zusammenarbeiten, muss Ihr Team weniger nachtragen und nachfragen. Wir entwickeln die Verbindungen und Abläufe dazwischen. Auch eine fehlende Lieferadresse oder eine Teilretoure bekommt einen nachvollziehbaren Weg durch die beteiligten Systeme.
Die Bestellung ist erst der Anfang.
Ein Beispiel dafür, wie die Systeme zusammenarbeiten.
Ein Auftrag durchläuft mehrere Stationen, bevor die Ware beim Kunden ankommt. Dabei ändern sich Bestände und Status, manchmal auch Mengen oder Zahlungsinformationen. Wir schauen mit Ihrem Team auf den vollständigen Ablauf und die Stellen, an denen Informationen heute fehlen, doppelt erfasst werden oder nur durch persönliche Erfahrung richtig zugeordnet werden.
Auf dieser Grundlage legen wir fest, welches System welche Information führt und wie Änderungen weitergegeben werden. Eine bestehende Warenwirtschaft muss dafür nicht automatisch ersetzt werden. Häufig liegt die eigentliche Aufgabe in den Übergängen. Wir entwickeln dort die passende Verbindung und machen auch die Bearbeitung von Ausnahmen zum Teil des Prozesses.
Eine klare Herkunft für jede Information
Für Artikel, Bestände und Aufträge bestimmen wir gemeinsam das jeweils führende System. Danach gestalten wir den Austausch zwischen Shop, ERP und weiteren Beteiligten. Wir berücksichtigen, wann ein Bestand reserviert wird und was bei Stornierungen geschieht. Widersprüchliche Änderungen brauchen eine festgelegte Regel, damit sie nicht stillschweigend Daten überschreiben.
Schnittstellen sollen auch mit wiederholt eintreffenden Meldungen umgehen können. Wir ordnen Vorgänge eindeutig zu und gestalten die Verarbeitung so, dass Wiederholungen keine doppelten Folgeschritte auslösen. Ist ein Zielsystem vorübergehend nicht erreichbar, warten betroffene Vorgänge auf einen geregelten neuen Versuch. Ihr Team sieht, was angekommen ist und wo etwas wartet.
Lager und Retouren im selben Ablauf
Im Lager zählt, ob die nächste Aufgabe mit den vorhandenen Informationen erledigt werden kann. Wir bilden die Übergabe an Kommissionierung und Versand passend zu Ihrem Betrieb ab. Versandmeldungen werden an die nötigen Systeme zurückgegeben, damit der Auftragsstatus nicht von einer zusätzlichen manuellen Rückmeldung abhängt.
Bei Retouren unterscheiden sich Eingang, Prüfung und die Entscheidung über den weiteren Umgang mit der Ware. Diese Schritte müssen zu Bestandsänderungen und den kaufmännischen Folgeprozessen passen. Wir gestalten die Übergänge so, dass auch Teilmengen und ungeklärte Fälle nachvollziehbar bleiben, bis die zuständige Person sie bearbeitet hat.
Mehr Durchsatz mit beherrschbaren Ausnahmen
Automatisierung wird kosteneffizient, wenn sie den wiederkehrenden Bearbeitungsaufwand tatsächlich reduziert. Wir betrachten deshalb die Häufigkeit eines Vorgangs und die Zeit, die Ihr Team dafür benötigt. Gemeinsam entscheiden wir, welche Übergänge zuerst verbessert werden und welche seltenen Sonderfälle zunächst bewusst manuell bleiben können.
Für den Betrieb machen wir wartende und fehlgeschlagene Vorgänge sichtbar. Wiederholungen erhalten klare Regeln, während fachliche Konflikte an die passende Person gehen. Vor der Übergabe prüfen wir typische Abläufe und Lastspitzen mit vereinbarten Tests. Danach ist unser Support rund um die Uhr mit kurzen Reaktionszeiten erreichbar.
Beispiel
Aufträge auch bei einer Störung weiterbearbeiten
Bestellungen werden aus dem Shop von Hand in die Warenwirtschaft übernommen. Bei höherem Aufkommen entstehen Rückstände. Ist ein System kurzzeitig nicht verfügbar, sammelt das Team Aufträge in einer separaten Datei und muss später prüfen, welche bereits erfasst wurden.
Eine Schnittstelle übernimmt Aufträge mit eindeutiger Zuordnung und dokumentiert ihre Verarbeitung. Vorübergehend nicht zustellbare Vorgänge warten auf einen geregelten neuen Versuch. Fehlende Angaben oder widersprüchliche Daten werden mit dem nötigen Kontext zur manuellen Klärung angezeigt.
Wiederholte Dateneingaben können entfallen, und Rückstände werden sichtbar. Das Team konzentriert sich auf Fälle, die eine Entscheidung brauchen. Ob der Ablauf den gewünschten Durchsatz erreicht, wird anhand des tatsächlichen Auftragsprofils und der Bearbeitung nach einer Unterbrechung geprüft.
Bevor wir anfangen.
Können Sie unseren bestehenden Shop anbinden?
Wir prüfen die verfügbaren Schnittstellen und die Daten, die Ihr Ablauf benötigt. Daraus ergibt sich, wie eine Verbindung umgesetzt werden kann. Vorhandene Erweiterungen beziehen wir ein; individuelle Entwicklung kommt dort zum Einsatz, wo eine konkrete Lücke bleibt.
Was passiert, wenn zwei Systeme unterschiedliche Bestände melden?
Wir legen fest, wo der maßgebliche Bestand geführt wird und wie Reservierungen oder Korrekturen berücksichtigt werden. Für Konflikte braucht es eine abgestimmte Regel. Unklare Fälle werden sichtbar zur Bearbeitung gegeben, statt sie ungeprüft mit einem beliebigen Wert zu überschreiben.
Müssen alle Sonderfälle automatisiert werden?
Nein. Seltene oder entscheidungsbedürftige Vorgänge können einen klaren manuellen Bearbeitungsweg erhalten. Entscheidend ist, dass Ihr Team sie erkennt und die nötigen Informationen vorliegen. Umfang und Reihenfolge der Automatisierung richten sich nach Nutzen, Aufwand und Häufigkeit.
Wo bleibt eine Bestellung heute hängen?
Zeigen Sie uns einen typischen Auftrag und die Handgriffe dazwischen. Daraus lässt sich oft schon ableiten, welcher Übergang zuerst verbessert werden sollte.